porządek w skrzynce mailowej gmail

Inbox ZERO

Jestem pewna, że spotkaliście się już z frazą INBOX ZERO. Chodzi o utrzymanie porządku w swojej elektronicznej skrzynce tak, aby zakładka odebrane świeciła pustkami, jak mięsne w czasach PRLu :) Dziś pokażę Wam jak uporządkować i spersonalizować skrzynkę Gmail, by osiągnąć upragniony porządek i inbox zero.

Inbox zero

porządek na poczcie Gmail

 

Skąd u mnie INBOX ZERO

Stopniowo coraz więcej czasu spędzam przed komputerem, dlatego też porządek w plikach czy na pulpicie jest dla mnie kluczową kwestią. To samo dotyczy skrzynki mailowej – regularnie napływają do mnie wiadomości od Was, Czytelników (swoją drogą dziękuję za tak ogromne zaufanie!), propozycje współpracy czy informacje prasowe.

O ile wciąż w pełni nadążam z odpisywaniem, tak problem pojawiał się zawsze po – co zrobić z takim mejlem.

Część chciałam sobie zachować, bo fajnie mi się z Wami rozmawiało, bywały i mejle-nauczki albo takie z pytaniami, które warto archiwizować, wiadomo, do celów okołoblogowych.

Ponadto od kiedy przeniosłam się na własny serwer, zyskałam też nową skrzynkę, a co za tym idzie – nowe konto, hasło, inny sposób logowania. Wciąż korzystam z mojego starego gmailowego konta no i jeszcze skrzynka firmy, którą prowadzę.

W końcu poczułam się przytłoczona, a ja bardzo nie lubię, gdy to przedmioty przejmują władzę. U Rudej musi być biało i zen, więc trochę poczytałam i zabrałam się za personalizację i porządkowanie swojej poczty.

Ku mojemu zaskoczeniu, nie znalazłam wielu porządnie napisanych poradników, dopytałam na FB, gdzie wyraziliście chęci, aby taki wpis pojawił się na jestrudo. Here I am!

 

>>Przeczytaj także: gdzie założyć bloga

INBOX ZERO na mailu

PERSONALIZACJA – TŁO W GMAILU

Jestem estetką, żeby mi się w ogóle zachciało coś w tej skrzynce grzebać, musi być ładna. Poniżej prezentuję punkt wyjścia:

porządek w skrzynce mailowej gmail

 

215 wiadomości, co prawda wszystkie przeczytane, ale pozostawione same sobie.

Aby zmienić motyw kolorystyczny naszej prawie inbox zero skrzynki, albo dodać swoje zdjęcie jako tło, kliknij w symbol śrubki w prawym górnym rogu, następnie MOTYWY.

porządek w skrzynce mailowej gmail

 

Możesz teraz wybrać jeden z gotowych motywów. Jeśli chcesz wgrać swoje zdjęcie, wybierz jeden z motywów niestandardowych, pojawi się opcja wgrania zdjęcia.

inbox zero poradnik

 

No, od razu lepiej! Teraz przejdźmy do czyszczenia…

Od razu doradzę – jeśli nie macie ochoty na oczopląs, zdecydujcie się na spokojne, niezbyt detaliczne zdjęcie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wgrać tu grafikę.

porządek w skrzynce mailowej gmail

 

INBOX ZERO – ETYKIETY

TWORZENIE I PORZĄDKOWANIE KATEGORII I ETYKIET 

To ważny krok do Inbox zero, nie warto go pomijać!

Przejdź do USTAWIEŃ, wybierz zakładkę ETYKIETY. Zastanów się, z jakich folderów korzystasz, one powinny pozostać widoczne, kliknij obok nich “pokaż”, pozostałe ukryj. To już pierwszy krok w stronę porządku w Twojej skrzynce e-mail! Lista etykiet znajdziesz w kolumnie po lewej stronie.

Ważne: te ukryte nie znikną, zostaną jedynie przeniesione niżej, do podkategorii Więcej.

personalizacja skrzynki mailowej gmail

 

Pora na utworzenie ETYKIET. To odpowiednik folderów. Przemyśl, jakiego typu korespondencję otrzymujesz, stwórz tematyczne etykiety. Zadbaj o krótkie, charakterystyczne nazwy.

inbox zero poradnik

personalizacja skrzynki mailowej gmail

 

Gotowe? Przejdź do widoku poczty, klikając w niewielki kwadracik obok nazwy kategorii, masz możliwość dopasować do niej kolor. Ja jestem wzrokowcem, więc skorzystałam, choć to oczywiście opcjonalne. Dodatkowo możecie także dodać etykietę podrzędną.

porządek w skrzynce mailowej gmail

 

Jako dodatkowe oznaczenia mejli, mogą służyć niewielkie kolorowe gwiazdki. Aby wybrać symbole, które Ci odpowiadają, przejdź do zakładki OGÓLNE i przeciągnij wybrane typy do używanych. W ten sposób oznaczam pilne wiadomości, albo takie, na które nie mogę zareagować od razu.

personalizacja skrzynki mailowej gmail

 

 

INBOX ZERO – KONFIGURACJA KART

Inbox ZERO coraz bliżej!

Uaktualniona skrzynka Gmail posiada domyślnie 3 karty: GŁÓWNE, SPOŁECZNOŚCI i OFERTY. Klikając w symbol śrubki, a następnie SKONFIGURUJ SKRZYNKĘ ODBIORCZĄ, masz możliwość usunąć i dodać nowe karty.

inbox zero poradnik

 

 

TWORZENIE PODPISU

Okej, podpis może nijak nie wpływa na stan naszego inbox zero, ale to +100 do profesjonalizmu!

Mejle z przejrzystym, graficznym podpisem od razu zyskują u mnie +10 punktów. Na szczęście Gmail daje nam taką możliwość. Wystarczy przejść do ustawień, w zakładce OGÓLNE, w podpunkcie PODPIS, masz możliwość dodania swoich danych, a nawet obrazka, zdjęcia czy linku. Co istotne, możesz ustawić inne podpisy dla każdego konta e-mail, o ile podpiąłeś już inne skrzynki. No właśnie…

inbox zero poradnik

 

 

JAK SKONFIGUROWAĆ SKRZYNKĘ POCZTOWĄ Z GMAIL

Wszystko zależy od efektu, jaki chcesz osiągnąć. Mnie zależało na przeniesieniu wszystkich skrzynek w jedno miejsce: chciałam, aby mejle, które dotychczas spłynęły np. na moją blogową skrzynkę, znalazły się na Gmailu, abym mogła posortować je do odpowiednich folderów (nadać im etykiety). Zależało mi także, żeby wszystkie nowe mejle, które wyślecie mi na adres blogowy (kontakt@jestrudo.pl) przenosiły się AUTOMATYCZNIE na skrzynkę w Gmailu. I jeszcze jedno: liczyłam na możliwość odpisywania bezpośrednio z Gmaila, ale w oknie nadawcy powinien widnieć mój blogowy adres. Uf, brzmi skomplikowanie, ale ostatecznie można sobie poradzić z tym w trzy migi; lecimy! Z racji tego, że nie lubię kopiować treści, w tej sekcji wkleję gotowe rozwiązania znalezione w sieci oraz moje obserwacje.

 

1) IMPORTOWANIE E-MAILI Z INNYCH KONT

Dzięki tej operacji wiadomości ze starej skrzynki, zostaną przeniesione do Gmaila.

Przeczytaj wskazówki jak zaimportować e-maile z innych kont na skrzynkę Gmail. Możliwe, że jest to kwestią moich znikomych umiejętności, jednak zauważyłam, że dużo sprawniej jest rozdzielić ten krok. Najpierw skupiłam się więc na zaimportowaniu starych e-maili i Wam też polecam.

Ważne: w tym kroku będziesz potrzebować dostępu do skrzynki, z której importujesz wiadomości.

U mnie, na tym etapie pojawiał się błąd, mimo że hasło było prawidłowe. Jeśli i Ty masz ten problem, przejdź do punktu drugiego.

inbox zero poradnik

 

2) KONFIGURACJA POCZTY

Dzięki tej operacji możliwe jest odbieranie poczty poprzez skrzynkę Gmail.

W zakładce KONTA I IMPORTOWANIE wybierz “Dodaj posiadane...” i postępuj zgodnie z wytycznymi na ekranie. Ja sobie poradziłam, więc nie może być trudne :) Zobacz instrukcję, z której korzystałam.

konfiguracja skrzynki gmail

Na tym etapie będziesz potrzebować dostępu do informacji o serwerze POP skrzynki, z którą chcesz dodać do Gmaila. Wszystko jest w sieci.

Można pomyśleć, że krok drugi zawiera ten pierwszy, pewnie masz rację, ale taką instrukcję znalazłam w pomocy Gmaila; poza tym nie mam żadnej pewności, że importując mejle z innej skrzynki (np. WP, Onetu etc..) efekty będą podobne, dlatego polecam zacząć od punktu nr 1, dopiero gdy nie zadziała, przejść do dwójki. No chyba, że nie chcesz importować starych e-maili.

 

3) WYSYŁANIE WIADOMOŚCI

Dzięki tej konfiguracji możliwe jest wysyłanie wiadomości z poczty Gmail, przy użyciu innego adresu mailowego.

Pozostając w zakładce KONTA I IMPORTOWANIE wybierz “Dodaj inny adres…”. Następnie postępuj według instrukcji.

importowanie wiadomości z innego konta do gmail

Na tym etapie potrzebna będzie Ci informacja o serwerze SMTP poczty, którą chcesz dodać do Gmaila.

Kiedy zakończysz operację, wybierz, który z adresów ma być tym domyślnym.

 

To tyle, ostatecznie uzyskałam taki oto efekt, efekt inbox zero! Juhu!

inbox zero gmail | poradnik

 

Wciąż trudno mi w to uwierzyć… :)

 

Zobacz także:

 

Podsumowanie INBOX ZERO

Przeprowadzenie porządków zajęło mi 3 godziny, ale dawno nie byłam z siebie taka zadowolona. Wiedziałam, że wiąże się to z czynnościami, których nigdy wcześniej nie robiłam (te całe serwery, POPy i inne dziadostwo), dlatego temat odkładałam w nieskończoność, ale jak pisałam na twitterze – zmian należy najpierw oczekiwać od siebie. Tak też zrobiłam i jest mi zwyczajnie… LŻEJ.

Na koniec jeszcze coś Wam doradzę, choć pewnie część z Was metodę zna i stosuje – otóż, aby porządek utrzymać, potrzeba samozaparcia i systematyczności. Inbox zero sam się nie stworzy. Jeśli oszacuję, że na rozprawienie się z mailem potrzebuję max. 2 minut – robię to od razu. Nie otwieram też skrzynki, jeśli nie mam zamiaru/czasu odpisać na potencjalne wiadomości.

W zakładce głównej pozostawiam tylko te maile, na które nie mogę zareagować od razu, albo sprawa jest w toku. Cała reszta ląduje w koszu, albo w jednym z przygotowanych folderów (etykiet), dzięki czemu znika z głównej, a ja odzyskuję poczucie ładu.

Jeśli będziecie chcieli, opiszę Wam kiedyś coś więcej, jak radzę sobie z wiadomościami, teraz liczę na Twoją pomoc, proszę podziel się wpisem ze znajomymi, jeśli uważasz tą treść za wartościową.

 

Czekam na Wasze metody ładu i składu w tym e-świecie! Przyda Wam się powyższa instrukcja?