Jak zaplanować dzień

Jak zaplanować dzień

Praca na swoim to nie przelewki, buła z masłem też nie. Po drodze napotkasz masę trudności, właściwie samozatrudnienie to pasmo niekończących się wyzwań. Na marudnych klientach zaczynając, przez pracoholizm i perfekcjonizm, a na organizacji czasu, kończąc. Na szczęście z wieloma z nich z czasem uczysz się sobie radzić. Chętnie Ci pomogę i podzielę moim doświadczeniem z organizacją czasu. Jak zaplanować dzień? Jak systematyzować listy zadań? Po co Ci kalendarz i dlaczego warto wszystko zapisywać…

Nim przejdziesz dalej, chcę wyjaśnić dlaczego czuję się kompetentna napisać co-nieco w temacie. Od jakiegoś czasu mam bardzo dużo na głowie – pół etatu, swoją firmę, college na full time i jeszcze blog, gdzie publikuję regularnie, trzy razy w tygodniu. Mimo obowiązków, które na siebie narzuciłam, wciąż mam czas na dobre kino, kawę ze znajomymi, spacery i trochę na czytanie. O biznesie ;]. Gdy tylko odpuszczam sobie planowanie zadań – mój dzień się sypie, dlatego wiem, jak ważne jest odpowiednie przygotowanie. Poza tym to tylko wskazówki. Tak jak polopiryna, mogą pomóc albo zaszkodzić.

Może wolisz zacząć od wpisu o moich sposobach na produktywność?

 

DLACZEGO WARTO PLANOWAĆ SWÓJ DZIEŃ?

Bez planu pozostajemy bierni. Żaden człowiek o takiej postawie nie osiągnął sukcesu. Za mało? Brak zadań = brak taktyki; gdy nie mamy strategii działania, jesteśmy podatni na czynniki zewnętrzne, które skutecznie potrafią rozbić cały dzień. Skutek – poczucie zmarnowanego czasu, często wyrzuty sumienia (stres!), przekonanie o swojej bezradności i niejednokrotnie konieczność spędzenia dodatkowych godzin na pracy, kiedy to powinieneś leżeć, pachnieć i popijać drinki. Nie ma mowy, że po kilku takich dniach odczuwasz motywację do dalszych działań. Zniechęcasz się i łatwo odpuszczasz walkę o swoje, a wystarczy kilka minut każdego dnia, by stworzyć DOBRY PLAN.

 

Cechy dobrego planu

  • Realistyczny – to pierwsze skojarzenie i jedna z istotniejszych cech, charakteryzujących dobry plan dnia. Oczywistością jest, że nadmiar obowiązków przynosi tylko więcej szkody. Wybierz taką liczbę zadań i tak rozplanuj je w czasie, aby mieć realne szanse na ich wykonanie.

 

  • Elastyczny – dostosowany do Twoich preferencji. Nie twierdzę, że masz zaczynać od tych najtrudniejszych zadań, skoro dużo mocniej motywuje Cię wykonanie kilku mniejszych na dobry początek. Wypracuj swoją metodę.

 

  • Ludzki – powiedzmy to głośno i wyraźnie: masz prawo do nieplanowanego odpoczynku. Problemy rodzinne, grypsko czy inne paskudztwo, nieudana kreska na powiecie… to wszystko może prowadzić do odczuwania nieustępliwego pragnienia, by zamiast w białą koszulę, wskoczyć w dres i zapakować się w najdalszy kawałek łóżka. Dobry plan przewiduje trochę miejsca na bycie człowiekiem.

 

  • Ambitny – z drugiej strony nie możesz pozwolić sobie na stanie w miejscu; czasami warto rzucić sobie małe (no, średnie ewentualnie) wyzwanie, by sprawdzić czy zasada matek “im więcej dzieci, tym lepsza organizacja i więcej czasu dla siebie” rzeczywiście ma rację bytu. Jeśli do tej pory planowanie idzie Ci nieźle, nie lubisz się nudzić i masz więcej wolnego czasu, niż jesteś w stanie mądrze zagospodarować, może to dobra pora, by nabyć od dawna odkładaną umiejętność?

 

  • Kilkuetapowy – jeśli masz do napisania pracę magisterską (wstaw tu jakikolwiek długoterminowy projekt, który Cię dotyczy), a do kalendarza wpiszesz datę rozpoczęcia oraz deadline po kilku miesiącach, masz jak w banku, że to zadanie mocno Cię przytłoczy, prawdopodobnie będziesz zwlekał z jego realizacją. Każde poważne zadanie wymaga poważnego planu, a właściwie… rozbicia go na etapy. Poświęć odpowiednią ilość czasu na zaplanowanie swoich czynności: zastanów się, co będzie Ci potrzebne, na kiedy? Napisanie pracy magisterskiej wiąże się zapewne z odwiedzeniem biblioteki (robicie jeszcze takie rzeczy?), możliwe, że będziesz musiał porozmawiać z kimś obeznanym w temacie, a może należy zorganizować badanie/ankietę? Masz listę zadań – to teraz rozplanuj je w czasie i wpisz do kalendarza. Wypożyczyć 5 książek brzmi dużo bardziej realnie, niż napisać pół magisterki.

 

  • Skuteczny – dobry plan dnia to finalny produkt pewnego procesu, który sobie wypracowałeś. Aby plan był skuteczny musisz mieć na uwadze swoje cele, uwzględnić pierwiastek ludzki, ustalić priorytety. Musisz działać.

Okej, to teraz przeczytaj pierwsze litery wszystkich cech dobrego planu. RELAKS. On czeka na Ciebie!*

 

Jak zaplanować dzień?

KIEDY

Najlepiej dzień wcześniej. Planowanie kilka dni do przodu rzadko się u mnie sprawdzało – albo zrobiłam więcej i lista przestawała być aktualna, albo pojawiły się nowe okoliczności i plany, których nie chciałam (bądź nie mogłam) przesunąć, więc cały plan diabli brali. Warto wyrobić w sobie nawyk planowania kolejnego dnia. 3 minuty wieczorem wystarczą, byś rano sprawnie wstrzelił się w rytm obowiązków.

CO

Listę zadań warto podzielić na dwie grupy: te, które muszą być zrobione w konkretnym terminie (często o określonej godzinie) oraz te, które go nie mają, ale należy zrobić je w najbliższym czasie. Ten brak daty może być pułapką, a my jesteśmy fajni i pułapek nie lubimy, zaraz powiem więcej, jak sobie z tym poradzić.

Zadania, które mają swój termin wpisujemy do kalendarza, w odpowiednim miejscu. Zebranie biznesowe, szczepienie, wywiadówka, dermatolog, końcowa data oddania projektu czy sprawdzian z biologii. To są rzeczy, których nie możemy (lub nie powinniśmy przesuwać), często angażujące czas innych ludzi. Każdy z nas ma jednak obowiązki czy projekty, które wcale nie muszą zostać wykonane w konkretnym terminie, dobrze jednak wybrać elastyczną pulę czasu, w której mamy szansę zadania wykonać. Takie dodatkowe podpunkty można sobie dopisać do konkretnego miesiąca albo tygodnia.

JAK

Jak z tego mądrze korzystać? Na początek wykonujemy wszystkie te zadania, które dzień wcześniej sobie zaplanowaliśmy, idziemy na spotkania czy też odbywamy zabukowane wizyty. Jeśli zostaje nam czas i energia, patrzymy na naszą listę zadań dodatkowych i realizujemy punkt czy dwa.

Mam kalendarz w formacie A5 – lewa strona jest podzielona na 7 dni tygodnia, gdzie zapisuję wszystkie te istotne, nieprzesuwalne obowiązki (fizjoterapia, reportaż z chrztu, obiad urodzinowy, mock up interview i tak dalej), na stronie po prawej dorysowuję sobie kwadraciki i dopisuję dodatkowe obowiązki, które chcę wykonać w tym tygodniu, ale nie jest to kluczowe (kupić Melisski, nowa wtyczka facebook pop up, poradnik PDF do newslettera).

Rolę listy dodatkowych zadań może pełnić samoprzylepna kartka, pozostawiona w widocznym miejscu albo zapis w telefonie. Ważne, aby to było coś, z czego wygodnie i łatwo będzie Wam korzystać. Ja jestem za posiadaniem wszystkiego w jednym miejscu, na widoku.

 

KALENDARZ A PRACOHOLIZM

Nie lubię tego określenia i chyba nie do końca do mnie pasuje. Nie odczuwam satysfakcji, że mam tyle na głowie, nie czuję się dumna, gdy wiecznie jestem zajęta. To co czuję, to zmęczenie, zniechęcenie, jednakże jestem taką osobą, u której poczucie obowiązku bierze zawsze górę. Stąd u mnie problemy z brakiem czasu dla samej siebie, frustracja i okresowe myślenie typu nic-mi-się-nie-udaje-moje-życie-nie-ma-sensu-idę-sobie-utyć-na-strychu.

Jeszcze nie zawsze potrafię nad tym zapanować, nie zawsze jest coś, co mogę odpuścić na rzecz relaksu, jednak zauważyłam, że wpisywanie czasu na przyjemności do kalendarza, jako kolejnego punktu do wykonania, dość dobrze zdaje u mnie egzamin. Warto spróbować, jeśli macie podobny problem.

 

EFEKTYWNA SYSTEMATYZACJA ZADAŃ

Mam w zanadrzu dwie metody systematyzacji zadań – o jednej z nich mówił kiedyś guru samodyscypliny Brian Tracy, drugą stworzyłam sobie sama. Bardzo chętnie podzielę się z Wami zdobytą wiedzą, a dokładniej zrobię to jutro z pomocą newslettera. Jeśli chcesz zyskać dostęp do dodatkowych treści niepublikowanych na blogu, koniecznie ZAPISZ SIĘ NA NEWSLETTER.

 

A teraz Robaki, nie bądźcie skąpi i podzielcie się ze mną swoimi metodami na skuteczne planowanie dnia. Buziaki!

* – Tak! Sama stworzyłam taki fajny akronim :P