Jestem pewna, że spotkaliście się już z frazą INBOX ZERO. Chodzi o utrzymanie porządku w swojej elektronicznej skrzynce tak, aby zakładka odebrane świeciła pustkami, jak mięsne w czasach PRLu :) Dziś pokażę Wam jak uporządkować i spersonalizować skrzynkę Gmail, by osiągnąć upragniony porządek i inbox zero.
Inbox zero
porządek na poczcie Gmail
Skąd u mnie INBOX ZERO
Stopniowo coraz więcej czasu spędzam przed komputerem, dlatego też porządek w plikach czy na pulpicie jest dla mnie kluczową kwestią. To samo dotyczy skrzynki mailowej – regularnie napływają do mnie wiadomości od Was, Czytelników (swoją drogą dziękuję za tak ogromne zaufanie!), propozycje współpracy czy informacje prasowe.
O ile wciąż w pełni nadążam z odpisywaniem, tak problem pojawiał się zawsze po – co zrobić z takim mejlem.
Część chciałam sobie zachować, bo fajnie mi się z Wami rozmawiało, bywały i mejle-nauczki albo takie z pytaniami, które warto archiwizować, wiadomo, do celów okołoblogowych.
Ponadto od kiedy przeniosłam się na własny serwer, zyskałam też nową skrzynkę, a co za tym idzie – nowe konto, hasło, inny sposób logowania. Wciąż korzystam z mojego starego gmailowego konta no i jeszcze skrzynka firmy, którą prowadzę.
W końcu poczułam się przytłoczona, a ja bardzo nie lubię, gdy to przedmioty przejmują władzę. U Rudej musi być biało i zen, więc trochę poczytałam i zabrałam się za personalizację i porządkowanie swojej poczty.
Ku mojemu zaskoczeniu, nie znalazłam wielu porządnie napisanych poradników, dopytałam na FB, gdzie wyraziliście chęci, aby taki wpis pojawił się na jestrudo. Here I am!
>>Przeczytaj także: gdzie założyć bloga
INBOX ZERO na mailu
PERSONALIZACJA – TŁO W GMAILU
Jestem estetką, żeby mi się w ogóle zachciało coś w tej skrzynce grzebać, musi być ładna. Poniżej prezentuję punkt wyjścia:
215 wiadomości, co prawda wszystkie przeczytane, ale pozostawione same sobie.
Aby zmienić motyw kolorystyczny naszej prawie inbox zero skrzynki, albo dodać swoje zdjęcie jako tło, kliknij w symbol śrubki w prawym górnym rogu, następnie MOTYWY.
Możesz teraz wybrać jeden z gotowych motywów. Jeśli chcesz wgrać swoje zdjęcie, wybierz jeden z motywów niestandardowych, pojawi się opcja wgrania zdjęcia.
No, od razu lepiej! Teraz przejdźmy do czyszczenia…
Od razu doradzę – jeśli nie macie ochoty na oczopląs, zdecydujcie się na spokojne, niezbyt detaliczne zdjęcie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wgrać tu grafikę.
INBOX ZERO – ETYKIETY
TWORZENIE I PORZĄDKOWANIE KATEGORII I ETYKIET
To ważny krok do Inbox zero, nie warto go pomijać!
Przejdź do USTAWIEŃ, wybierz zakładkę ETYKIETY. Zastanów się, z jakich folderów korzystasz, one powinny pozostać widoczne, kliknij obok nich „pokaż”, pozostałe ukryj. To już pierwszy krok w stronę porządku w Twojej skrzynce e-mail! Lista etykiet znajdziesz w kolumnie po lewej stronie.
Ważne: te ukryte nie znikną, zostaną jedynie przeniesione niżej, do podkategorii Więcej.
Pora na utworzenie ETYKIET. To odpowiednik folderów. Przemyśl, jakiego typu korespondencję otrzymujesz, stwórz tematyczne etykiety. Zadbaj o krótkie, charakterystyczne nazwy.
Gotowe? Przejdź do widoku poczty, klikając w niewielki kwadracik obok nazwy kategorii, masz możliwość dopasować do niej kolor. Ja jestem wzrokowcem, więc skorzystałam, choć to oczywiście opcjonalne. Dodatkowo możecie także dodać etykietę podrzędną.
Jako dodatkowe oznaczenia mejli, mogą służyć niewielkie kolorowe gwiazdki. Aby wybrać symbole, które Ci odpowiadają, przejdź do zakładki OGÓLNE i przeciągnij wybrane typy do używanych. W ten sposób oznaczam pilne wiadomości, albo takie, na które nie mogę zareagować od razu.
INBOX ZERO – KONFIGURACJA KART
Inbox ZERO coraz bliżej!
Uaktualniona skrzynka Gmail posiada domyślnie 3 karty: GŁÓWNE, SPOŁECZNOŚCI i OFERTY. Klikając w symbol śrubki, a następnie SKONFIGURUJ SKRZYNKĘ ODBIORCZĄ, masz możliwość usunąć i dodać nowe karty.
TWORZENIE PODPISU
Okej, podpis może nijak nie wpływa na stan naszego inbox zero, ale to +100 do profesjonalizmu!
Mejle z przejrzystym, graficznym podpisem od razu zyskują u mnie +10 punktów. Na szczęście Gmail daje nam taką możliwość. Wystarczy przejść do ustawień, w zakładce OGÓLNE, w podpunkcie PODPIS, masz możliwość dodania swoich danych, a nawet obrazka, zdjęcia czy linku. Co istotne, możesz ustawić inne podpisy dla każdego konta e-mail, o ile podpiąłeś już inne skrzynki. No właśnie…
JAK SKONFIGUROWAĆ SKRZYNKĘ POCZTOWĄ Z GMAIL
Wszystko zależy od efektu, jaki chcesz osiągnąć. Mnie zależało na przeniesieniu wszystkich skrzynek w jedno miejsce: chciałam, aby mejle, które dotychczas spłynęły np. na moją blogową skrzynkę, znalazły się na Gmailu, abym mogła posortować je do odpowiednich folderów (nadać im etykiety). Zależało mi także, żeby wszystkie nowe mejle, które wyślecie mi na adres blogowy (kontakt@jestrudo.pl) przenosiły się AUTOMATYCZNIE na skrzynkę w Gmailu. I jeszcze jedno: liczyłam na możliwość odpisywania bezpośrednio z Gmaila, ale w oknie nadawcy powinien widnieć mój blogowy adres. Uf, brzmi skomplikowanie, ale ostatecznie można sobie poradzić z tym w trzy migi; lecimy! Z racji tego, że nie lubię kopiować treści, w tej sekcji wkleję gotowe rozwiązania znalezione w sieci oraz moje obserwacje.
1) IMPORTOWANIE E-MAILI Z INNYCH KONT
Dzięki tej operacji wiadomości ze starej skrzynki, zostaną przeniesione do Gmaila.
Przeczytaj wskazówki jak zaimportować e-maile z innych kont na skrzynkę Gmail. Możliwe, że jest to kwestią moich znikomych umiejętności, jednak zauważyłam, że dużo sprawniej jest rozdzielić ten krok. Najpierw skupiłam się więc na zaimportowaniu starych e-maili i Wam też polecam.
Ważne: w tym kroku będziesz potrzebować dostępu do skrzynki, z której importujesz wiadomości.
U mnie, na tym etapie pojawiał się błąd, mimo że hasło było prawidłowe. Jeśli i Ty masz ten problem, przejdź do punktu drugiego.
2) KONFIGURACJA POCZTY
Dzięki tej operacji możliwe jest odbieranie poczty poprzez skrzynkę Gmail.
W zakładce KONTA I IMPORTOWANIE wybierz „Dodaj posiadane...” i postępuj zgodnie z wytycznymi na ekranie. Ja sobie poradziłam, więc nie może być trudne :) Zobacz instrukcję, z której korzystałam.
Na tym etapie będziesz potrzebować dostępu do informacji o serwerze POP skrzynki, z którą chcesz dodać do Gmaila. Wszystko jest w sieci.
Można pomyśleć, że krok drugi zawiera ten pierwszy, pewnie masz rację, ale taką instrukcję znalazłam w pomocy Gmaila; poza tym nie mam żadnej pewności, że importując mejle z innej skrzynki (np. WP, Onetu etc..) efekty będą podobne, dlatego polecam zacząć od punktu nr 1, dopiero gdy nie zadziała, przejść do dwójki. No chyba, że nie chcesz importować starych e-maili.
3) WYSYŁANIE WIADOMOŚCI
Dzięki tej konfiguracji możliwe jest wysyłanie wiadomości z poczty Gmail, przy użyciu innego adresu mailowego.
Pozostając w zakładce KONTA I IMPORTOWANIE wybierz „Dodaj inny adres…”. Następnie postępuj według instrukcji.
Na tym etapie potrzebna będzie Ci informacja o serwerze SMTP poczty, którą chcesz dodać do Gmaila.
Kiedy zakończysz operację, wybierz, który z adresów ma być tym domyślnym.
To tyle, ostatecznie uzyskałam taki oto efekt, efekt inbox zero! Juhu!
Wciąż trudno mi w to uwierzyć… :)
Zobacz także:
- minimalizm w wirtualnym świecie (porządek na komputerze, foldery, pulpit, media społecznościowe)
- minimalizm w wirtualnym świecie II (skrzynka e-mail, przeglądarka internetowa)
Podsumowanie INBOX ZERO
Przeprowadzenie porządków zajęło mi 3 godziny, ale dawno nie byłam z siebie taka zadowolona. Wiedziałam, że wiąże się to z czynnościami, których nigdy wcześniej nie robiłam (te całe serwery, POPy i inne dziadostwo), dlatego temat odkładałam w nieskończoność, ale jak pisałam na twitterze – zmian należy najpierw oczekiwać od siebie. Tak też zrobiłam i jest mi zwyczajnie… LŻEJ.
Na koniec jeszcze coś Wam doradzę, choć pewnie część z Was metodę zna i stosuje – otóż, aby porządek utrzymać, potrzeba samozaparcia i systematyczności. Inbox zero sam się nie stworzy. Jeśli oszacuję, że na rozprawienie się z mailem potrzebuję max. 2 minut – robię to od razu. Nie otwieram też skrzynki, jeśli nie mam zamiaru/czasu odpisać na potencjalne wiadomości.
W zakładce głównej pozostawiam tylko te maile, na które nie mogę zareagować od razu, albo sprawa jest w toku. Cała reszta ląduje w koszu, albo w jednym z przygotowanych folderów (etykiet), dzięki czemu znika z głównej, a ja odzyskuję poczucie ładu.
Jeśli będziecie chcieli, opiszę Wam kiedyś coś więcej, jak radzę sobie z wiadomościami, teraz liczę na Twoją pomoc, proszę podziel się wpisem ze znajomymi, jeśli uważasz tą treść za wartościową.
Czekam na Wasze metody ładu i składu w tym e-świecie! Przyda Wam się powyższa instrukcja?
Bardzo fajne porady! Do tej pory znałam tylko sposób zmiany motywu, dzięki za resztę! :)
Też jakiś czas temu porządkowałam swoje skrzynki. Inbox zero to świetna sprawa :D Twoje wskazówki są bardzo proste i co najważniejsze wszystko jest zgromadzone w jednym miejscu, co zaoszczędzi mnóstwo czasu. Na Gmailu brakuje mi opcji „Reguła wiadomości” z Onetu, gdzie można sobie ustawić, że wiadomości od danego adresata od… Czytaj więcej »
Ja już jakiś czas temu ogarnęłam Gmaila w ten sposób :) A na maile mam jeszcze jeden patent aplikacje, która umożliwia wysyłanie maili później np. o określonej godzinie ba nawet strefę czasową można ustawić co jest bardzo przydatnym bajerem jeśli chcesz się trzymać określonych godzin pracy ;)
Dla mnie zsynchronizowanie skrzynek i podłączenie kilku do jednej głównej to podstawa w zasadzie od pierwszej skrzynki jeszcze nie tlenie. Więc SMTP i inne historie absolutnie nie są straszne, ale pomagają oszczędzić nieco czasu. No i kwestia zróżnicowanych podpisów i wyboru opcji, szybkie archizowanie wiadomości oraz subskrybowanie tylko rzeczy, które… Czytaj więcej »
Motyw ustawiłam od razu ;) Inne porady, np. etykiety czy podpisanie kont – super pożyteczne! Zwłaszcza możliwośc odpisywania z innego konta, po prostu mega, brak tego frustrował mnie od dawna. Absolutnie zrealizuję porządki w tym tygodniu. Co do samej idei InboxZero – nie mogę się do niej przekonać. Kiedy otwieram… Czytaj więcej »
Dla mnie nie. Przede wszystkim dlatego, że wiele mejli muszę zachować na później, w razie „w”, więc kasowanie ich nie wchodzi w grę, a pozostawienie ich na str. głównej burzy mój ład – jak główna zakładka jest pusta, wiem, że odbębniłam zadanie i mogę przejść do kolejnego.
Nie no, nie kasuję prawie żadnych maili, miałam na myśli jakiś spam czy inne niuslettery, od których czasem nie da się uwolnić. Mnie do tego ładu wystarcza odznaczenie wszystkich nowych jako przeczytanych – właśnie pusta skrzynka robi jakieś takie dziwne wrażenie :D Zwłaszcza że do bieżących maili często wracam, z… Czytaj więcej »
Totalna organizacja poczty elektronicznej to mój priorytet :)
Nie było tak źle, a satysfakcja jest ogromna, więc szczerze polecam!
Dzięki Ruda za tak potrzebny dla mnie wpis. Myślałam, że oszaleję z tym gmailem, a szkoda mi było tysiąca godzin na szukanie info. Ta piguła wiedzy to strzał w dziesiątkę. Jutro to zorganizuję, bo teraz muszę odpocząć po afrykańskiej dziczy, która panuje w Paryżu :(
Wyrazy uznania za wykonaną pracę Natalia! I dla siebie i dla Nas :D
Czekałam na ten post <3 jak ogarnę porządki na blogu to wezmę się za Gmaila :)
Daj znać, jak poszło? :)
Dobry poradnik. Skorzystałem z kilku wskazówek.
Też tak sądzę :)
Uff, zabieram się do tego od dłuższego czasu. Też muszę mieć porządek – w papierach, książkach, zdjęciach, notatkach… A moja poczta ostatnio mnie strasznie irytuje ze względu na panujący tam bałagan i ilość wiadomości. Kiedyś ładnie wszystko etykietowałam, a potem skrzynka została pozostawiona sama sobie i żyje własnym życiem. Wiem,… Czytaj więcej »
Ostatnio właśnie chyba z 30 minut zastanawiałam się jak kiedyś zrobiłam etykietę. :) Chyba w ramach sklerozy fanką porządku nie jestem, teraz się jednak zainspiruje i dodam trochę koloru aby łatwiej bylo mi się odnaleźć.
O porządkach w poczcie myślałam od dawana, ale próbowałam to robić applowskim Mailu. Twój wpis zrobił u mnie rewolucję, bo do tej pory nie rozpatrywałam Gmaila jako podstawowego programu pocztowego. Ja walczyłam przez dwa dni (pierwszego się poddałam) ;) i dzisiaj gości u mnie ten sam widok „Twoja karata jest… Czytaj więcej »
Iza! Szalenie się cieszę, że dołączyłaś do grona 'zerowców’ :P
Od razu lepiej, nie? :)
Inbox ZERO od zawsze. O jeżu… nie znoszę syfu w skrzyce, folderach czy na pulpicie. U mnie zawsze musi być na ostatni guzik! Bo inaczej źle mi się pracuje. Spersonalizowanego gmaila niby mam, ale praktycznie z niego nie korzystam bezposrednio na google. Raczej do czynienia mam z aplikacją lub programem… Czytaj więcej »
Dzięki bardzo mi pomogłaś ! :)
missstyle21.blogspot.com
O Jeżuniu, właśnie tego potrzebowałam! Mój gmail to jest jakaś masakra.. Wszystko fruwa. Słyszałam, że tam jakieś etykiety można robić, jakieś różne cuda, ale dotąd nie wiedziałam jak… Zaraz się za niego zabieram :)
http://photojojo.com/store/press/photos/pop-up-flash-bounce co o tym myślisz to zwykłe lusterko ?
Prawdopodobnie, ciężko stwierdzić po tych zdjęciach. Flash odbiija się od lusterka, kieruje w sufit i dopiero wtedy wraca, aby oświetlić modela. Urządzenie nie sprawdzi się w pomieszczeniu z wysokim sufitem czy też na zewnątrz.
Z satysfakcją utrzymuję Inbox Zero od jakichś 3 lat. :) Za to u mnie kompletnie nie sprawdzają się te nowe gmailowe karty – po prostu je wyłączyłam i operuję tylko na etykietach i gwiazdkach.
Zmotywowałaś mnie, jutro po pracy siadam i porządkuję swojego gmaila. Dzięki serdeczne! ;)
Ja sama we własnym zakresie dotarłam do odkrycia możliwości posortowania e-maili do własnych zakładek :) teraz lecę usunąć karty, które mnie irytują! Innych kont nie mam, więc póki co, na tym skończy się moja robota ze skrzynką :) i podzielam Twoje odczucia co do porządku w e-świecie! Aż lżej!
Acha! I podpis! ;)
Jestem dziś u Ciebie pierwszy raz i od pierwszego posta stosuję się do poleceń. :) Zamiast pisać magisterkę, zaczynam porządek na gmailu, super! :D
Nie biorę za to odpowiedzialności! :))
Świetne rady! :) Chyba dzisiaj też się za to zabiorę, chociaż 3 godziny nie zachęcają! :)
Natalia musze sobie to dokladnie przestudiowac, ale juz dzieki Tobie zaczelam dodawac etykiety. Choc poki co u mnie w skrzynce mailowej kwitnie artystyczny nielad Pozdrawiam Beata
Super przydatny post! Nie wiedziałam, że da się zrobić takie rzeczy. Brakuje mi jeszcze funkcji, żebym mogła ustalić od kogo wiadomości są na jaki kolor i podzielić je na np. newslettery, prywatne wiadomości itp.
Prawdopodobnie nie ma takiej funkcji w gmailu, ale możesz przeciągnąć dany e-mail do konkretnej karty, kolejne powinny pojawiać się w tym samym miejscu.
Porządek w poczcie to duże ułatwienie dla użytkownika. Niestety są też takie reklamy, z których wysyłki nie da się zrezygnować…
Zabieram się do roboty!
[…] U Natali z Jest rudo Porzadki w skrzynce mailowej. Bardzo fajne porady. […]
[…] U Natali z Jest rudo Porzadki w skrzynce mailowej. Bardzo fajne porady. […]
Dziękuję za porady! A pomocy jak ustawić ładny podpis szukałam bardzo długo ;)
Co czuje, ze tez musze sie za to zabrac… Odkladam to wiecznie na potem, ale dzieki Twoim radom, wydaje mi sie, ze proces ten bedzie mniej bolesny :)
[…] A przy okazji robienia porządków w skrzynce mailowej, zajrzyjcie do Natali z Jest rudo do posta INBOX ZERO. […]
[…] zainteresowań i inne usprawniacze, porządki na blogu i skrzynce pocztowej (czyli czas skorzystać z tego wpisu), w zakładkach, folderach, zdjęciach. Czas na skończenie kilkunastu rozpoczętych wpisów, […]
świetny post! o niektórych opcjach nie miałam pojęcia ;-)
Bardzo ciekawy poradnik. W tej chwili mam aż 4 skrzynki pocztowe, w tym jedną „blogową”, która dopiero co raczkuje (podobnie jak nasza strona), więc czasami może być całkiem chaotycznie. Zawsze bardzo dbałam o porządek w mojej skrzynce, ale jakoś nie przekonuje mnie używanie tylko inboxu na stronie gmaila. Wolę korzystać… Czytaj więcej »
Też mam aktualnie 4 i wszystkie sobie podpięłam pod gmaila, więc sprawdzam tylko jedno konto, a mam wszystko w 1 miejscu podzielone na kategorie. Przydatne i ten sposób sprawdza mi się najlepiej, ale ciekawe rozwiązanie mi podsunęłaś, nigdy nie spojrzałam na to w ten sposób.
No właśnie konieczność bycia offline zmusza do kreatywności ;) Dlatego choć bardzo lubię na przykład canvę, to jednak nie przyzwyczajam się zanadto. Podobnie najczęściej korzystam z lightrooma, po pierwsze – przyzwyczaiłam się, po drugie – jest offline :) W drodze internet bywa rzadko i różnej jakości, więc większość trzeba ogarnąć… Czytaj więcej »
zrobiłem identyczną akcję 3 dni temu, wydajność i łatwość pracy +1000000000 :)
Dzięki tobie moja skrzynka nie pękła w szwach. Jeszcze nie skończyłam porządkować, ale siedzę godzinkę, a efekty są powalające. Dzięki za pomoc i motywację. Zbierałam się do tego od kilku miesięcy :)
[…] opcja segregowania wszystkich notatek w notatniki i stosy (tutaj polecam metodę Inbox Zero , która ułatwia pracę […]
Również stosuje tą metodę od ponad roku :) i w końcu mam uporządkowaną skrzynkę mailową.
A może jakiś sposób/ aplikacja która pozwoli na wypisanie się z niechcianych newsletterów w miarę hurtowo? ;)
https://unroll.me/ ;)
Natalia, bardzo dzięki za ten wpis! Od jakiegoś czasu chodzi za mną potrzeba ogarnięcia swojej skrzynki odbiorczej na mailu, ale jakoś tak nie mogłem się za to zabrać. Biorę się zatem za robotę od razu. :)
[…] Note. To także opcja segregowania wszystkich notatek w notatniki i stosy (tutaj polecam metodę Inbox Zero , która ułatwia pracę w […]